Zakład pracy jest zobowiązany zwrócić wydatki używania pojazdów przez pracowników w podróżach służbowych. Kwotę rozliczenia za podróż służbową wylicza się mnożąc ilość przejechanych kilometrów razy współczynnik za jeden kilometr lub mnożąc przyjętą na miesiąc ryczałtową ilość kilometrów razy współczynnik za jeden kilometr. Stawki za kilometr powinny być określone w umowie podpisywanej między chlebodawcą a zatrudnionym. Właściciel przedsiębiorstwa ma mozliwość skorzystać ze zwolnienia składkowego lub podatkowego, pod warunkiem, że współczynniki zwrotu za jeden kilometr nie przekraczają stawek ogólnie przyjętych w ustawie. Według przepisów suma zwrotu musi ściśle dotyczyć rzeczywiście przejechanych kilometrów. Wtedy suma ta jest zwolniona z opodatkowania. Nie ma możliwości ryczałtowego obliczania przejechanych kilometrów w podróżach służbowych. Istnieje natomiast możliwość każdorazowego wysyłania pracowników w podróż służbową. Wtedy zwrot kosztów używania swoich samochodów do podróży służbowych nie będzie opodatkowany i oskładkowany. Dotyczy to firm zajmujących się transportem, jeżeli zatrudnieni posiadają jako miejsce świadczenia pracy zapisaną w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie większy obszar, a dane zlecenie będzie związane z transportem do innego miasta.