Płatnik składek ma powinność liczyć, odpisywać, rozliczać i opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Regulacje te tworzone są na aktach rozliczeniowych – zestaw akt tyczących się danego m-ca składa się z oświadczenia rozliczeniowego ZUS DRA a także załączonych do niego sprawozdań miesięcznych ( ZUS RZA, ZUS RCA, ZUS RSA ).
Deklaracja ZUS DRA – dokument zbiorczy dotyczący wszelkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Regulowane są w niej opłaty na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP ale też realizowane w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne oraz opiekuńcze.
Płatnik regulujący opłaty tylko na własne ubezpieczenie, przekazuje do ZUS jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez sprawozdań miesięcznych. Jeśli płatnik ten w ostatnio przedłożonej deklaracji podał jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% najmniejszego honorarium lub 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne kwotę najmniejszej podstawy wielkości składek, jest zwolniony z konieczności przedkładania oświadczenia rozliczeniowego za kolejny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z konieczności przedkładania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc także wówczas, kiedy zmiana w stosunku do m-ca poprzedniego jest spowodowana jedynie zmianą najmniejszego honorarium lub średniego wynagrodzenia.
Termin składania:
płatnik składek obowiązany jest przesłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne sprawozdania miesięczne i zapłacić składki za dany miesiąc, nie później niż:
o do 5 dnia kolejnego miesiąca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,
o do dziesiątego dnia kolejnego miesiąca – dla osób fizycznych, opłacających abonament wyłącznie za siebie,
o do piętnastego dnia kolejnego miesiąca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
oświadczenie rozliczeniowe a także imienne raporty miesięczne płatnik składek oddaje bezpośrednio do wskazanej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.
Opis deklaracji ZUS DRA:
1. Dane organizacyjne
•liczba w miejscu 01 określa termin przedkładania deklaracji
•numer deklaracji jest niemal każdorazowo taki sam – 01 – zaś następne dane charakteryzują miesiąc oraz rok, za który dana deklaracja była sporządzona
2. Dane określające płatnika składek
•dane określające przedstawione w oświadczeniu powinny być identyczne z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe informacje
•w miejscu 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•pozycja 02 pokazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON lub budżetu państwa
•w miejscu 03 przedstawiona jest obowiązująca danego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, które podlegają wliczeniu w wielkość składek na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• finalna kwota rat na ubezpieczenia społeczne pozostała po rozliczeniu wydanych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie właściwych rat na ubezpieczenie zdrowotne
• opłata na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym ulgom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości rat ZUS
8. Zestawienie należnych rat na FP oraz FGŚP
9. Zestawienie należnych składek na fundusz emerytur pomostowych
10. Oświadczenie dochodu (dotyczy osób, które płacą składki jedynie za siebie)
11. Deklaracja płatnika rat
• w miejscu 01 winna znaleźć się data zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie deklaracji rozliczeniowych oraz korekty tych dokumentów płatnik ma obowiązek przetrzymywać przez okres 10 lat od daty ich przekazania do Zakładu Usług Społecznych. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego albo elektronicznego.