Wzorem dokumentu możemy nazwać jakikolwiek pierwowzór, na zasadzie którego został utworzony inny akt prawny. Użycie niniejszego wzoru w znaczny sposób umożliwia skrócenie czasu tworzenia dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, możemy także zminimalizować sytuacje powstania błędów w dokumencie, który wystawiamy.
Szczególnym typem aktu prawnego, jest dokument księgowy, który powstaje w wyniku utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, które zachodzą między poszczególnymi podmiotami lub stronami. Taki dokument często nazywany jest dowodem, gdyż na jego podstawie możemy dowodzić swoich żądań zarówno u partycypanta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.
I tak oto możemy pogrupować je na:
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to na przykład dokumenty obrotu kasowego, obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez klientów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Zastępcze – stworzone do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują uprzednio dokonane zapisy wg nowych kryteriów systematyzujących,
• Korygujące.
Dowody księgowe odgrywają bardzo ważną funkcję również jako podstawa raportu finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Powinny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym wypadku przekłamań, przeróbek czy prób wymazania danych. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.
Dowód księgowy musi posiadać m.in.:
• Dzień, miesiąc, rok wydarzenia oraz datę stworzenia dowodu księgowego,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Ustalony rodzaj dowodu
• Zapis potwierdzający weryfikację oraz zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód musi zostać sporządzony w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron, ale również dla jednostek kontroli, a także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim pojawią, powinny być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (naliczone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich dokumentów.