Szablon dokumentu to podstawa dla opracowywanych potem kopii dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w firmie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i ewentualnie niektóre elementy dokumentu. Ma za zadanie ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy tworzyć dokumentu od początku. Korzystamy z jego podstawowej wersji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W taki sposób przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem danego dokumentu. Dotyczy to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej używamy. Wśród nich m.in. :
- potwierdzenie odbioru,
- potwierdzenia zapłaty,
- faktury ,
- umowy o dzieło.,
- umowy zlecenia,
- wezwania do zapłaty,
- umowy o pracę,
- rachunki
Przykładem są także faktury abonamentowe w rachunkowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie wzorca.
Wzorce można, a nawet powinno się dostosowywać, by były spójne z używaną kolorystyką własnej firmy. W związku z tym ważne jest umieszczenie na nich logo i zastosowanie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą spersonalizowanego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką odpowiedniego dokumentu. Wzorce powinny być proste i czytelne.