Przed udaniem się do ZUS-u, trzeba zaznajomić się ze strukturą organizacyjną tego urzędu. To znacznie uprości proces realizacji danej sprawy.
ZUS jest państwową instytucją, , która posiada osobowość prawną i zajmuje się gromadzeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obywateli oraz dystrybucją świadczeń (na przykład rent, emerytur, zasiłków chorobowych oraz macierzyńskich) w wysokości i na zasadach sprecyzowanych w przepisach powszechnie obowiązujących. Struktura terenowa ZUS składa się z 43 oddziałów, nadzorujących pracę 64 biur terenowych i 217 inspektoratów. Oznacza to, że w niemal każdym powiecie, Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada swoje placówki.
Oddziałem odpowiednim do uiszczania należnych składek ubezpieczeniowych jest jednostka terytorialnie przyporządkowana miejscu zamieszkania płatnika lub siedzibie firmy, w której płatnik pracuje.
Każdy oddział ZUS w Polsce składa się z podporządkowanych mu inspektoratów oraz biur terenowych. Natomiast, bezpośrednia obsługa klientów w jednostkach terenowych ZUS odbywa się na odrębnych stanowiskach, takich jak:
- Kapitał początkowy
- Potwierdzanie przyjęcia dokumentów o ustalenie kapitału początkowego
- Udzielanie informacji w poszukiwaniu dokumentów kadrowych i płacowych zlikwidowanych firm i o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm
- Udzielanie instruktażu i pomocy przy wypełnianiu formularzy (ZUS Kp-1 i ZUS Rp-6, a pracodawcom - także w sprawie wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu: ZUS Rp-7)
- Udzielanie osobom, którym organ rentowy wydał decyzję w sprawie kapitału początkowego, informacji o wysokości kapitału początkowego, uwzględnionych okresach składkowych i nieskładkowych, podstawie wymiaru
- Informowanie o jednostce organizacyjnej Zakładu właściwej miejscowo lub rzeczowo, do ustalenia kapitału początkowego
- Udzielanie informacji dotyczących zasad obliczania emerytury na nowych zasadach osobom urodzonym po 31.12.1948r., w tym z uwzględnieniem okresów zatrudnienia za granicą, np. w krajach UE/EOG
- Przyjmowanie wniosków o ustalenie / ponowne ustalenie kapitału początkowego
- Udzielanie informacji i pomocy w zakresie kompletowania wniosków o ustalenie kapitału początkowego ubezpieczonych oraz trybu składania wniosków ubezpieczonych
- Udzielanie informacji klientom zamieszkałym za granicą oraz klientom posiadającym przebyte za granicą okresy pracy/ubezpieczenia, w tym także w krajach członkowskich UE/EOG - w zakresie kompletowania wniosku o kapitał początkowy i ustalanie kapitału początkowego
- Przyjmowanie wszelkiej korespondencji i dokumentów w sprawie kapitału początkowego
- Udzielanie informacji o brakujących środkach dowodowych niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego
- Informacja ogólna
- Kierowanie klientów na stanowiska właściwe dla załatwienia sprawy
- Dystrybucja poradników, broszur i ulotek informacyjnych
- Udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy
- Wydawanie druków i formularzy
- Informowanie o jednostkach ZUS, które zostały wyznaczone do realizacji umów międzynarodowych
- Zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA
- Przyjmowanie i rejestracja wniosków o wydanie upoważnień do wystawiania zaświadczeń lekarskich Wydawanie zarejestrowanych bloczków ZUS ZLA Przyjmowanie i rejestracja oryginałów wydanych przez lekarzy zaświadczeń lekarskich
- Udzielanie informacji w zakresie:
- warunków uzyskania przez lekarzy uprawnień do wydawania zaświadczeń lekarskich
- wypełniania, przechowywania i terminów dostarczania oryginałów zaświadczeń lekarskich do ZUS
- Składki
- Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu formularzy
- Obsługa zapytań w zakresie zapisów na koncie płatnika i prawidłowości przetworzenia dokumentów w systemie KSI ZUS
- Przyjmowanie wniosków w sprawie zwolnienia z obowiązku przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych
- Przyjmowanie wniosków o udzielenie ulg w spłacie należności
- Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych sporządzonych przez komórki merytoryczne
- Korygowanie nieprawidłowości w danych adresowych podczas wizyty klienta
- Sprawdzanie w KSI poprawności danych ubezpieczonego
- Przyjmowanie wniosków i wydawanie przygotowanych przez komórki merytoryczne zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek
- Przyjmowanie wniosków o wyrażenie zgody na opłacanie składek po terminie na dobrowolne ubezpieczenia społeczne
- Przyjmowanie i weryfikacja dokumentów ubezpieczeniowych
- Analiza danych i dokumentów oraz udzielanie odpowiedzi, w przypadkach, gdy jest to możliwe do wykonania 'od ręki'
- Przyjmowanie wniosków, udzielanie informacji w zakresie składek oraz innych danych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego
- Inne działania naprawcze (np. korygowanie danych, identyfikacja dokumentów), w przypadkach, gdy są możliwe do wykonania 'od ręki'
- Przyjmowania dokumentów ubezpieczeniowych na nośnikach elektronicznych
- Udzielanie ogólnych informacji o:
- zasadach podlegania ubezpieczeniom oraz finansowania, rozliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- zasady wypełniania i korygowania dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych
- zasadach przekazywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej - Obsługa dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (objęcie szczególną opieką płatników rozpoczynających działalność gospodarczą w związku z identyfikacją ich w systemie KSI oraz zakładaniem konta)
- Przyjmowanie oraz obsługa zapytań i reklamacji ubezpieczonych dotyczących stanu konta ubezpieczonego
- Obsługa płatników zgłaszających się po otrzymaniu zawiadomień o nieprawidłowościach w dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych
- Udzielanie informacji o zasadach obsługi programu 'PŁATNIK'
- Emerytury i renty
- Obsługa wniosków świadczeniobiorców o wydanie zaświadczeń
- Wydanie sporządzonych kserokopii dokumentów, o zwrot których ubiegają się zainteresowani
- Udzielanie pomocy i informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy
- Przyjmowanie dokumentów/wniosków w sprawach dotyczących ustalenia prawa do świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe (w tym również wypłaty niezrealizowanych świadczeń, odszkodowań jednorazowych i zasiłku pogrzebowego). Zalecane jest wyodrębnienie stanowisk dla przyjmowania pierwszorazowych wniosków
- Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany wysokości przyznanych już świadczeń oraz dodatków i zasiłków, zgłoszenia członka rodziny świadczeniobiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego lub wyrejestrowania z tego ubezpieczenia
- Przyjmowanie dokumentów związanych z realizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz udzielanie wyjaśnień w sprawach wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania
- Udzielanie pomocy w sprawach dotyczących kompletowania dokumentów niezbędnych do załatwienia wniosków w sprawach realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe
- Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany danych identyfikacyjnych np. nazwiska, adresu oraz zmiany konta bankowego lub Oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia
- Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń przysługujących z ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i świadczeń zaopatrzeniowych oraz innych zleconych do wypłaty Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych: (emerytura, renta z tytułu niezdolności do pracy, w tym renta szkoleniowa, renta rodzinna, dodatek pielęgnacyjny, dodatek do renty rodzinnej dla sieroty zupełnej, zasiłek pogrzebowy, renta z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w tym renta szkoleniowa, jednorazowe odszkodowanie z tytułu uszczerbku na zdrowiu, renta socjalna, zasiłki i świadczenia przedemerytalne, zasiłki rodzinne i zasiłki pielęgnacyjne, renty inwalidów wojennych i wojskowych, żołnierzy, górników i kombatantów, dodatki: kombatancki, za tajne nauczanie, świadczenie w wysokości dodatku kombatanckiego, ryczałty energetyczne, świadczenia pieniężne dla byłych żołnierzy, górników, świadczenia pieniężne dla osób deportowanych, dodatek kompensacyjny, deputaty węglowe, kolejowe i górnicze, zniżki od opłacanych składek na obowiązkowe ubezpieczenie OC i dobrowolne ubezpieczenie AC)
- Przyjmowanie i obsługa reklamacji związanych z wypłatą świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno-rentowe
- Przyjmowanie wniosków o przyznanie świadczeń w drodze wyjątku
- Przyjmowanie odwołań od decyzji wydawanych przez pion emerytalno-rentowy
- Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu druków i formularzy
- Zasiłki
- Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom oraz członkom ich rodzin, zatrudnionych w zakładach pracy nie posiadających uprawnień do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego
- Informowanie o zasadach wypłaty zasiłku pogrzebowego z ubezpieczenia rentowego po ubezpieczonych, członkach ich rodzin i osobach pobierających zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia oraz przyjmowanie wniosków w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku
- Informowanie o zasadach przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych oraz o podmiotach właściwych do ich realizacji
- Informowanie o zasadach kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz kontroli orzekania o czasowej niezdolności do pracy
- Przyjmowanie wniosków i wydawanie, opracowanych przez komórki merytoryczne, zaświadczeń o okresach pobierania świadczeń krótkoterminowych
- Przyjmowanie dokumentów w sprawie ustalenia uprawnień do świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz świadczeń rodzinnych
- Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń krótkoterminowych