Przeprowadzenie całorocznego spisu aktywów i pasywów, które się posiada staje się jednym z powinności subiektów prowadzących działalność. Obowiązek ten wypływa z ustawy o rachunkowości a dla subiektów prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, fundamentalnym aktem prawnym w niniejszym obszarze staje się rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku tyczący się tworzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Większość aktywów inwentaryzowanych jest drogą spisu z natury, dlatego też uznaje się go za fundamentalną metodą remanentu. Celem spisu z natury, który jest jedną z form audytu wewnętrznego, jest zdefiniowanie realnego stanu zasobów majątkowych (aktywów) oraz początku ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie przyrównać informacje faktycznie otrzymane w wyniku remanentu z informacjami wynikającymi z ksiąg.
Przymus sporządzenia spisu z natury (towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i wspomagających, gotowych wyrobów, półwyrobów, braków i odpadków) tworzy się m.in. pod koniec każdego roku podatkowego, ponieważ jego priorytetem staje się ustanowienie realnego dochodu otrzymanego przez płatnika podatków.
Dodatkowo jest kilka okoliczności, które prowokują powstanie obowiązku sporządzenia spisu z natury:
- Otwarcie działalności,
- Zmiana współwłaściciela albo relacji udziałów,
- Likwidacja działalności – w w takiej sytuacji spisem z natury trzeba objąć również sprzęt i umeblowanie,
- Rozporządzenia organu podatkowego.
O planach stworzenia spisu z natury w odmiennym czasie niż w dniu 1 stycznia, 31 grudnia i na dzień startu działalności gospodarczej płatnicy podatkowi są zmuszeni poinformować w formie pisemnej odpowiedniego naczelnika skarbówki w czasie co najmniej siedmiu dni poprzedzających datę sporządzenia niniejszego spisu.
Spis z natury polega na szeregowym spisywaniu składników konkretnych pól spisowych poprzez dokonywanie odpowiednich ustaleń takich jak pomiar wysokości i szerokości, ważenia, kalkulowania lub obliczenia w przybliżeniu ilości. Powinien być poświadczony w formie pisemnej oraz przygotowany starannie i trwale. Przyjęło się, iż powinien on posiadać poniższe informacje:
- ilość potwierdzoną podczas spisu,
- specjalistyczne określenie asortymentu oraz pozostałych składników objętych zestawieniem,
- łączną wartość spisu z natury,
- zapis 'Spis zakończono na pozycji…',
- paginowane dokumenty spisu z natury,
- datę utworzenia zestawienia,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- sygnifikację osób tworzących remanent oraz biorących udział w spisie,,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości asortymentu przez jego koszt jednostkowy,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- jednostkę miary
- podpis właściciela zakładu (współwłaścicieli).
Spis z natury, jako jedna z metod audytu wewnętrznego działalności, ma na celu ustalenie rzeczywistego zasobu majątku działalności. Rzetelne, szczegółowe i kompletne zrobienie inwentaryzacji umożliwia ustalenie realnego wyniku finansowego, a w następstwie tego, dokonanie prawidłowych obliczeń podatkowych.