Z zagadnieniem dokumentu mamy kontakt aż nadto często. Stąd też powinniśmy rozumieć, czym dokładnie jest dokument i jak wykorzystywać można przykładowe jego wzory oraz szablony, które ułatwiają nam życie.
Dokumentem stały się dla nas umowa, prawo jazy, akt notarialny, świadectwo ukończenia szkoły, dowód osobisty a również ważny e-mail, lub inna informacja napisana elektronicznie bądź odręcznie. W takim gąszczu tak samo nazywanych dokumentów, ciężko stworzyć jednolitą definicję, która uwzględniałaby wszystkie typy tzw. „dokumentów”. Można jednak stwierdzić, iż pisma, o podwyższonej randze ich ważności. W taki prosty sposób określić można większą część ważnych dokumentów, jednak na uwadze mieć powinno się, iż nie chodzi tu o znaczenie, czy też sentyment, jaki dana osoba czuje w stosunku do dokumentu, lecz znaczenie dla większej liczby osób, urzędu/ów, instytucji publicznych, czy kościelnych. Takie odróżnienie również nie wyczerpuje sprawy, jednak umożliwia nakreślenie niejakiego zagadnienia o pismach.
Budowanie dokumentu, w zależności od jego zawiłości, potrafi stać się rzeczą czasochłonną, dlatego wielokrotnie wykorzystuje się w tym celu różnego typu wzory oraz szablony. Korzyścią wypływającą z ich użycia jest m.in. ekonomizacja czasu, który możemy spożytkować w innych celach. To również uproszczenie pewnych procedur, które wypływają m.in. z umiejętności tworzenia dokumentów prawnych, czy też reguł tworzenia pism w ogóle. Czym zatem są wzory oraz szablony?
Można stwierdzić, że są to pewne schematy, w myśl których można w dosyć łatwy i szybki sposób stworzyć inne, podobne pismo formalne, bądź inne. W przypadku szablonów, będziemy mieli tutaj do czynienia z uzupełnianiem stworzonych uprzednio miejsc edycji, po których wypełnieniu tworzy się dokument. Jest to bardzo przydatne w pracy urzędniczej, lub takiej, w której do czynienia mamy z serią, czy powtarzalnością dokumentów o identycznym znaczeniu. Wzorem zaś mamy możliwość nazwać pismo, na przykładzie którego można stworzyć całkowicie nowy dokument. Ten typ schematu wymaga od twórcy nowego pisma trochę większej uwagi i zaangażowania, gdyż informacje zawarte we wzorze nie są przepisywane co do słowa, a wyłącznie dopasowywane do danej sytuacji.
Warto zatem wykorzystywać ułatwienia, jakie dają nam wzory i szablony. W ten sposób bardzo łatwo i szybko utworzymy adekwatny typ pisma.