Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym transakcję gospodarczą, między sprzedawcą i nabywającym. Obowiązek stosowania faktur określa Ustawa z dn 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, określana potocznie 'Ustawą o VAT'.
Na uwadze mieć trzeba, że faktury VAT powinno się wystawić najpóźniej z datą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Zasady te nie odnoszą się do wystawiania faktur VAT w zakresie dostarczania energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wspomnianych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, pod warunkiem, gdy faktura VAT zawiera dokładne informacje, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najchętniej wystawianych faktur zaliczamy: Faktura VAT marża to dokument, stosowany przez tych, którzy upoważnienie są do regulowania podatku wg procedury marża. Procedurę ową stosują np. płatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki oraz ci, którzy świadczą usługę dostawy wyrobów używanych. Zgodnie z ustawą o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką musi uiścić klient usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem zdecydowanie bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- cena jednostkowa netto
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- kwotę podatku,
- stawkę podatku,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży
Płatnicy nie muszą wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują jedynie:
- nazwę towaru lub usługi,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- adresy,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy
W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po wydaniu] produktu lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym przypadku, zmniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, z kolei kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna zawierać numery faktur wystawionych przed przekazaniem produktów lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie identyczne szczegóły, co faktura VAT, różni ją tylko wyróżnik 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Na uwadze mieć, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z konieczności wystawienia faktury na zasadach ogólnych, ponieważ sama nie przedstawia dowodu dokonania transakcji. Nie jest zatem w świetle ustawy dowodem księgowym, w związku z tym podatnik nie ma możliwości ujęcia jej w wykazie zakupów, rejestrach VAT oraz w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W handlu faktura pro forma spełnia rolę swego rodzaju propozycji zawarcia umowy sprzedaży (towaru lub usługi). Pełni ona rolę informacyjną, z racji tego, że z jej pomocą sprzedający przybliżają nabywcom warunki umowy sprzedaży. Będą to zatem strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, opłatę za sprzedaż i termin uregulowania należności. Co więcej faktura pro forma może być uznana jako świadectwo przyjęcia zlecenia, z kolei dla kontrahenta może być wezwaniem do wpłacenia przedpłaty przed wydaniem towaru albo świadczeniem usługi.