Właściciel firmy ma obowiązek tworzyć w wyznaczonych terminach listę płac, która zawiera podstawowe elementy pensji. Lista płac ma prawo mieścić elementy wypłaty jednego zatrudnionego bądź kilku pracowników. Jeśli lista płac zawiera dane dotyczące kilku pracowników, wówczas na każdej stronie należy zawrzeć podsumowanie konkretnych kolumn. W ten sposób otrzymuje się sumę do przeniesienia na kolejną stronę listy płac. Dobrze jest przypomnieć sobie przez sporządzaniem listy płac, że wynagrodzenie podstawowe składa się z kilku składników: dodatków do wynagrodzenia, premii uznaniowej bądź premii regulaminowej. Gdy zatrudniony nie otrzymuje dodatków, to wynagrodzenie podstawowe jest jednym, odrębnym składnikiem wypłaty. Wtedy kwota powinna być wyznaczona w umowie zawartej między chlebodawcą a zatrudnionym i nie może być ona mniejsza niż minimalne honorarium. Ponadto, należy dodać, że istnieją dwa rodzaje listy płac. Jedna zawiera kolumnę dotyczącą zasiłków z ubezpieczenia społecznego, a druga wersja jej nie zawiera. Pracodawca powinien dokonać wyboru wariantu listy płac w zależności od liczby osób zatrudnionych w działalności gospodarczej. Liczbę osób zatrudnionych określa się na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. W przypadku, jeżeli właściciel przedsiębiorstwa zatrudnia powyżej 20 osób na cały etat, to ustala prawo do zasiłków i ich wartość. To znaczy, że musi wybrać listę płac z kolumną przeznaczoną do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Z kolei gdy właściciel podmiotu gospodarczego zatrudnia mniej niż 20 osób na pełen etat, nie musi tworzyć listy płac z kolumną przeznaczoną na zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.