Lista płac to jeden z najistotniejszych składników dokumentacji pracowniczej. W niej znajdują się bowiem wszelkie konieczne informacje służące do obliczenia wynagrodzenia za pracę, wymiaru składek ZUS-owskich oraz podatku dochodowego. Jak więc powinna ona wyglądać?
Pracodawca co miesiąc powinien obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego zatrudnionego, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać urzędowi i pracownikowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Musi także co miesiąc ustalać składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przelać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak np. deklaracja DRA, która służy do rozliczeń z ZUS. Wszystkie te informacje zawarte są właśnie w liście płac pracownika.
Konieczność tworzenia dokumentacji pracowniczej nakłada Kodeks Pracy i Ustawa o rachunkowości. Do uiszczania należnych składek i płacenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zobowiązują pracodawcę dodatkowe ustawy. Lista płac nakazana jest przez:
- rozp. Ministra Finansów z 18.12.1998 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zmianami),
- rozp. Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zmianami),
- rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami).
Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać takie dokumenty jak:
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy zadaniowej, akordowej, prowizyjnej,
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),