Każdy pracodawca jest zobligowany naliczać i wypłacać zatrudnionym pensji za dokonaną pracę i pozostałych należności związanych zawartą umową. W tym zamiarze pracodawca musi sporządzać listę płac, czyli dokument księgowy potwierdzający naliczenie pensji pracowników wspólnie ze wszystkimi obowiązującymi składkami finansowymi. Właściwie stworzona lista płac jest bazą wypisywania deklaracji do ZUS i do Urzędu Skarbowego. Listę płac należy tworzyć na bazie innych druków, przykładowo: stosunek pracy, ewidencja czasu pracy, informacja o przekazanych składnikach dodatkowych. Właściwie stworzona lista płac powinna obejmować nazwę pracodawcy, miesiąc i rok, którego dotyczy, dokładną datę wypłacenia wypłaty, nazwę lub oznaczenie listy płac, datę i podpis pracownika w przypadku wynagrodzenia wypłacanego gotówką, wszystkie składniki honorarium, naliczenia składek i podatku i wszelkie potrącenia. dobrze jest, żeby w listach płac umieszczać jedynie sumę pensji w kwocie brutto. Trzeba nie zapominać, że błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy cywilnoprawne bezbłędnie muszą być rozliczane na odrębnej liście wypłat.