W większości przedsiębiorstw używa się różnego typu samochodów, do celów powiązanych z działalnością firmy. Nie do każdego takiego samochodu prowadzi się ewidencję przejazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę.
Obowiązek prowadzenia wśród zatrudnionych kilometrówki ma pracodawca, który w swej firmie korzysta z samochodów najmowanych lub którego pracownicy używają do pracy swoje prywatne pojazdy. Auta, osobowe lub inne, wykorzystywane w ww. sposób, nie mogą przewyższać ładowności 3,5 tony (z wyjątkami).
W powyższy sposób nie można ewidencjonować pojazdów, będących własnością przedsiębiorstwa, które liczone są jako środki trwałe, ni też samochodów nabytych w drodze leasingu.
Na mocy zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., ustalone zostały stawki za kilometr przejechanej, w obszarze jazd lokalnych, trasy. Określone zostały także miesięczne limity możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W przypadku przedsiębiorstw, których siedziba znajduje się na obszarze gmin, liczących do 100 tys. mieszkańców, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Firmy z obszaru gmin powyżej 100 tys. mieszkańców, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Natomiast w najlepszej sytuacji są firmy, które leżą na terenie gmin powyżej 500 tys. mieszkańców – mogą ich wyrobić aż 700 kilometrów. Są to wielkości narzucone z góry przez prawo, stąd też zastosowanie mają głównie w sektorze budżetowym, mimo to pracodawcy prywatni, muszą także uważać, by nie przewyższyć powyższych zakresów. Mają możliwość natomiast przyjąć zmniejszone ich wielkości.
Kilometrówki uwolnione są od opłat na ubezpieczenie społeczne, ale wyłącznie do wysokości wyżej wymienionych limitów. Jeżeli będą one przewyższone, od sumy przewyższającej, policzyć trzeba wyżej wymienioną ratę.
Na uwadze mieć należy również poprawność prowadzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się winny:
• Dzień i cel podróży,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Opis trasy,
• Pojemność silnika,
• Stawka za kilometr trasy,
• Nazwisko i imię osoby używającej pojazd,
• Kolejny numer wpisu,
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Liczba faktycznie przebytych kilometrów