W sytuacji firm, które do celów swej działalności używają auta wynajmowane lub własne, winno być prowadzone obliczenie, zwyczajowo nazywane kilometrówką. Ma to swoje użycie w sytuacji tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana winna być zarówno wtedy, gdy auta używane są często, jak i gdy jedynie sporadycznie. Ewidencja winna zawierać:
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Opis trasy,
• Dzień i cel wyjazdu,
• Imię i nazwisko osoby użytkującej pojazd,
• Stawkę za kilometr trasy,
• Następny numer wpisu,
• Wielkość silnika,
• Numer rejestracyjny auta,
• Liczbę realnie przejechanych kilometrów
Obowiązek tworzenia kilometrówki jest po stronie przedsiębiorstw używających ww. aut osobowych lub innych, o udźwigu nieprzekraczającym 3,5 tony (z odstępstwami).
Wielkość stawek rozliczeniowych dla firm z sektora publicznego, regulowana jest przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych przedsiębiorstwach naliczenia takie określane są przez wewnętrzne prawodawstwo (na przykład statut honorarium).
Dla ułatwienia i doprecyzowania, prawodawca stworzył pewne limity kilometrów, które przedstawiają się odpowiednio:
• 300 kilometrów – obszary gminne do 100 tys. mieszkańców
• 500 kilometrów – obszary gminne powyżej 100 tys. mieszkańców
• 700 kilometrów – obszary gminne powyżej 500 tys. mieszkańców
Istnieją tylko 2 wyjątki w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna posiada określoną wartość 1500 kilometrów miesięcznie
• Służby ratownicze oraz pozostałe podobne, mają do wyjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie
Zatrudniający, który nie jest w strefie budżetowej, ma możliwość określić zmniejszony przydział kilometrów, mimo to nie powinien go przekroczyć. Straty pieniężne związane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Opłaty te naliczane są dopiero po przekroczeniu scharakteryzowanego prawem przydziału kilometrów, ale wyłącznie od sumy przewyższającej ten przydział.