Prawodawca precyzyjnie wyznaczył momenty, kiedy to właściciele firm mogą sporządzać dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Właściciele firm zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie mają obowiązku posiadać dowodu zakupu, sporządzonego przez sprzedawcę. Nie wszystkie wydatki muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dokumentu sprzedażowego. [W takich przypadkach, wypisuje się|Wystarczy sporządzić dowody wewnętrzne. Jednakże zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:
- kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników , a także wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, stawkę i wartość przysługujących diet, nazwę miejscowości docelowej, imię i nazwisko, cel podróży
- kupna w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- wydatków związanych z opłatami za gaz, telefon, wodę, energię elektryczną, czynsz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument potwierdzający całość opłat na te cele
- kupna, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzetworzonych sposobem przemysłowym ,jak też przetworzonych sposobem przemysłowym, jeśli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych albo przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt
- wydatków mających związek z z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu, bilet z parkometru, kupon
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli, posiadanej przez podatnika
- kupna od ludności odpadów po użytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- opłat sądowych i notarialnych
- kupna od ludności, wyszczególnionej w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług , grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód