Kasą fiskalną nazywamy przyrząd elektroniczny, rejestrujące sprzedaż detaliczną wraz z odpowiednim jemu podatkiem VAT. Obowiązek posiadania takiej kasy ma każdy sprzedawca, który jest płatnikiem podatku VAT oraz zbywający swe towary na rzecz:
• rolników ryczałtowych, dokonujących zaopatrzenia zarówno prywatnie, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych , które nie są płatnikami podatku VAT,
• osób fizycznych, będących płatnikami VAT, dokonujących prywatnych zakupów
Sprzedawca taki powinien wykazywać swój utarg przy pomocy kasy fiskalnej, jeżeli przewyższy on wartość graniczną, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obowiązkowo powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim asortymencie posiadają wyroby alkoholowe lub wyroby tytoniowe.
Cały asortyment, będący na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie fiskalnej. Kasa koduje ich cenę, nazwę i wysokość PTU, przy pomocy odpowiedniego kodu (często kreskowego). Po jego sczytaniu, produkt wyszukiwany jest w bazie i rejestrowany na taśmie. Natychmiastowo również zmianie ulega stan na magazynie sklepu – zmniejsza się ilość produktów o towar zeskanowany. Kasa rejestrująca drukuje pierwowzór i kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy winny być przetrzymywane przez okres 5 lat w suchym, chłodnym pomieszczeniu. Jest to konieczne w przypadku nietrwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.
Dzień w dzień sprzedawca zmuszony jest do sporządzania na koniec dnia tak zwanego raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia i obrotu z niniejszego dnia. Podsumowania codzienne są kodowane w pamięci kasy rejestrującej, którą w niezmienionym stanie (bez śladów otwierania, modyfikacji itp.) należy przechowywać przez pięć lat oraz okazywać na żądanie odpowiedniego organu kontrolnego.
Wszystkich oględzin i napraw, może dokonywać jedynie autoryzowany dostawca kas rejestrujących, który ma niezbędne uprawnienia. Takie wydarzenia zapisywane są w odpowiedniej księdze, którą także przedstawia się adekwatnemu organowi w trakcie inspekcji.
Po kupnie, kasa działa w trybie szkolenia, stąd też można bez problemu sprawdzić wszelkie jej opcje, wpisać asortyment, przeszkolić siebie i pracowników. Dopiero po wpisaniu w jej pamięć Numeru Identyfikacji Podatkowej działalności, wszelkie wpisane dane, kodowane są w pamięci kasy rejestrującej.