Wszyscy pracodawcy zobowiązani są do wypłacania wynagrodzenia, odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika i uiszczania zaliczki na podatek dochodowy od każdego wynagrodzenia. W jaki sposób poprawnie prowadzić kadry firmy?
Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości przedsiębiorstwa, które zatrudniają znaczącą liczbę osób. To tam obliczane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe , a także zaliczki na pit. Składają się one z dokumentów przedstawiających wszystkie potrzebne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, podatkowych i składkowych, dane umożliwiające wyliczenia, które posłużą do wypełnienia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najbardziej znaczących dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, składająca się z listy płac pracowników.
Kartoteka wynagrodzeń powinna składać się z takich informacji jak:
- dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, dodatki, nagrody, premia i inne)
- dane o zatrudnieniu (rodzaj umowy, ewentualna data zakończenia umowy, data zawarcia)
- dane adresowe pracownika (kraj, telefon, numer mieszkania, miejscowość, kod pocztowy, województwo, numer domu, poczta, ulica, gmina, powiat)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, nazwisko rodowe, NIP, PESEL, imię matki, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, drugie imię)
Lista płac
To dokument księgowy, występujący w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami odprowadzanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Musi ona zawierać stałe elementy, czyli:
- miesiąc, którego dotyczy
- zapis o przyznanych prowizjach
- zapis o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
- wykaz nadgodzin
- datę sporządzenia
- nazwę pracodawcy
- zapis o wysokości uiszczonej zaliczki na pit
- zapis o przyznanych premiach
- zapis o wysokości składek ZUS-owskich
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- nr stron
- zapis o wynagrodzeniu netto i brutto
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
- zapis o przyznanych nagrodach
- zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- zapis o wysokości wymiaru podstawy