Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, kiedy przed wydaniem towaru bądź wykonaniem usługi zbywca trzyma od kontrahenta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, iż podatnicy VAT przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi dostają od kontrahentów część, a nieczęsto całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Na mocy art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w zagadnieniu zwrotu podatku niektórym podatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od klienta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej następnej zaliczki. Faktura taka musi spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych produktów, stawki podatku, sumę podatku oraz wartość brutto zamówienia czy umowy a również daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy czy zamówienia oraz wartość kwot pobranych poprzednio części należności brutto.
Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu produktu lub wykonaniu usługi trzeba wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, iż oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Nierzadko też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru czy usługi, sprzedawca po wydaniu towaru czy wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.