Fakturą zaliczkową jest specyficzny rodzaj rachunku, który wystawia się w sytuacji zrobienia zaliczki, zadatku, przedpłaty lub raty, po wpłaceniu kwoty za powyższe. Faktury takiej nie można sporządzać później niż do siódmego dnia od zrobienia częściowej wpłaty. Za każdą następną częścią opłaty, do 7 dni po, powinna pójść także faktura stwierdzająca umowę kupna-sprzedaży, nawet jeżeli asortyment nie był oddany (lub usługa wyświadczona).
Niniejszy typ rachunków powinien składać się z:
• Dzień, miesiąc i rok sporządzenia i numer rachunku,
• Jeżeli wystawione były poprzedzające faktury zaliczkowe, należy podać ich daty i numery oraz sumę wszystkich dotychczasowych wpłat częściowych, wyrażonych brutto,
• NIP-y obu stron,
• Oznaczenia rodzaju rachunku (na przykład faktura VAT-MP),
• Wielkości należnego podatku oraz jej kwoty (wyrażonej w złotówkach),
• Dane odnoszące się do kupionego asortymentu albo usługi (wartość, nazwa, kwota, ilość, podatek),,
• Wielkość kwoty części albo całej należności brutto,
• Danych o nabywcy i zbywającym (imiona, nazwiska, adresy siedziby firm, nazwy firm)
• Datę otrzymania części albo całości przysługującej kwoty, jeżeli nie pokrywa się ona z czasem sporządzenia rachunku.
Jeżeli wydarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą obejmować całościowej kwoty brutto, wtem sprzedawca wystawia fakturę w oparciu o zasady ogólne, po oddaniu towaru lub wykonaniu usługi. Sumę towaru lub usługi zmniejsza się mimo to o dotychczasowe wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wysokość naliczonego podatku musi być pomniejszona o uprzednio naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Faktura ta winna zawierać też numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe obejmowały całą cenę brutto, zbywający nie sporządza faktury po oddaniu asortymentu lub wykonaniu usługi.