Fakturą zwiemy każdy akt handlowy, który spełnia pewne wymogi, który poświadcza umowę kupna-sprzedaży między poszczególnymi stronami. Wymogami tymi są:
• Suma transakcji – w polskim prawodawstwie podatkowym jest obowiązek zanotowania kwoty transakcji zarówno liczbowo, jak i słownie,
• Rozpoznanie stron transakcji – zazwyczaj na rachunku przedstawiana jest konkretna nazwa podmiotów, którzy biorą udział w transakcji, wraz z adresem ich siedziby albo oddziału,
• Określenie przedmiotu transakcji – na rachunku podana jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Informacje do rozliczenia podatków – te dane potrzebne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, w myśl prawodawstwa polskiego, powinna znajdować się informacja o wysokości podatku VAT za dany przedmiot transakcji,
• Dane odnoszące się do czasu oraz formy zapłaty – przyjęło się, że czas zapłaty określa się w dniach od dokonania transakcji (może to być na przykład 14 dni). W Polsce powszechnym jest, że płatności dokonuje się przelewem albo gotówką. W niektórych krajach uwzględnia się także czeki,,
• Informacje identyfikujące dokument – wyjątkowość rachunku poparta jest przede wszystkim trzema jej składowymi: danymi o wystawiającym rachunek, dacie oraz numeracji, jaka jej przysługuje. Każda faktura, którą sporządza wystawca ma wyjątkowy, jedyny wyłącznie dla niej numer. Sygnowanie powinno zachodzić chronologicznie
• Warunki dostawy.
Coraz częściej normalny podpis na rachunkach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest więc szczególnym rodzajem faktury, którą wystawiać mogą czynni podatnicy VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Bilety jednokrotnego przejazdu na przewóz osób: transportem kolejowym, samochodami, transportem pełnomorskim, transportem żeglugi pełnomorskiej i przybrzeżnej, promem czy samolotem,
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej,
• Dowód zapłaty za przejazd płatną autostradą,,
• Dokumenty za usługi bankowe lub ubezpieczeniowe
• Rachunki sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie faktury powinny być przetrzymywane przez pięć lat i udostępniane w przypadku kontroli stosownego organu podatkowego.