Rachunek VAT jest dokumentem handlowym, jaki sprzedawca sporządza kupującemu nie później niż do siódmego dnia, do daty stworzenia usługi lub też wydania towaru. Wystawianie faktury VAT obowiązuje płatników od 2004 roku. Według niego prawidłowo sporządzona faktura, charakteryzująca określoną operację gospodarczą, posiadać powinna podane poniżej dane:
- jednostki pomiarowe oraz ilości sprzedanych towarów albo rodzaj wykonanej usługi,
- cenę towarów albo realizowanych usług bez kwoty akcyzy (netto),
- konkretne okresy dokonania sprzedaży oraz sporządzenia dokumentu,
- uszczegółowienie zagadnienia transakcji,
- kwota odsprzedaży towarów albo usług razem z wartością podatku,
- stawkę podatku od zestawienia kwoty odsprzedaży netto produktów lub usług,
- kwotę za sztukę towaru albo usługi bez kwoty akcyzy (netto),
- napis 'Faktura VAT',
- numer z zachowaniem kolejności,
- identyfikację NIP obu zainteresowanych,
- dane identyfikujące dostawcę,
- stawkę akcyzy
- podsumowaną wartość całościowej operacji.
Sporządzając fakturę, pamiętać trzeba o różnorodnych wysokościach podatku oraz o produktach i usługach wolnych od podatku lub nie zależnym od opodatkowania.
Chcąc mieć pewność, że wystawiona przez nas fakturka, spełnia większość wymogów formalnych, do jej stworzenia należy wykorzystać serwis księgowości internetowej. Księgowość webowa jest metodą na to, aby wykorzystywać zawsze aktualne wzory dokumentów. Internet w obecnych czasach pozyskuje szerokie zastosowanie, w tym również w księgowości i finansach. Nieustanny przyrost narzędzi teleinformatycznych roztacza przed inwestorem ciąg możliwości. Między innymi nieutrudniony dostęp do danych, możliwość ich tworzenia a później przerabiania. Idealnym programem, łączącym ciąg niezbędnych funkcji, niezbędnych do zarządzania firmą jest program CRM. Zsumowanie tej ergonomiczności ze sposobnością tworzenia faktur jest ogólnie znane. Aktualną tendencją, potrzebną szczególnie w firmach, gdzie pracuje wielu niestacjonarnych pracowników, jest przetransportowanie całości usług do internetu. W ten sposób pracownik mający dostęp do internetu w każdym momencie, pomijając to gdzie się znalazł ma możliwość sprawdzenia odpowiednich danych, przygotowania dyspozycji, lub też wystawienia rachunku kontrahentowi. Rachunek tworzony na serwerze ma także ten atut, że nie trzeba jej drukować w firmie, wystarczy ją wygenerować, wysłać pocztą elektroniczną i wydrukować w firmie kontrahenta.
Przedsiębiorstwa umożliwiające takiego typu udogodnienia, stworzone są w szczególności dla mikro i niewielkich firm. Za sprawą rozpropagowanych metod informatycznych oraz rozpowszechnieniu na masową skalę, autorzy systemu mogą dawać użytkownikom szczególnie atrakcyjne warunki cenowe.