Faktura pro forma jest rodzajem wstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed zapłaceniem przez nabywcę. Z reguły wystawiana jest tylko w jednej wersji i niekonieczna jest kopia dla wystawiającego. Faktura proforma nie jest dowodem księgowym i na jej bazie nie przeprowadza się ewidencji. Oznacza to, że wystawiając fakturę pro forma nie można na jej podstawie rościć prawa do odliczenia zawartego w niej podatku od towarów i usług. Przeważnie jest ona wystawiana jeśli sprzedawca zażąda wcześniej należności, w związku z ubieganiem się o kredyt bankowy lub po prostu dla udostępnienia informacji odbiorcy o wartości brutto dokonanej transakcji, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, sumy naliczonego podatku od towarów i usług oraz terminu spłaty. W sytuacji ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma stanowi dokument określający wysokość wydatków, które osoba biorąca kredyt ma zamiar skredytować. Informacje zamieszczone w fakturze pro forma są identyczne jak w fakturze VAT. Jest ona również gwarancją dla dostawcy, ponieważ otrzymuje on pieniądze przed wydaniem towarów. Niezależnie od wypisywania faktury pro forma, należy pamiętać o bezbłędnym czasie wypisania faktury VAT. Fakturę VAT trzeba wypisać nie później niż siódmego dnia od daty wydania towarów lub wykonania usługi.