E-faktury w dalszym ciągu wymagają podpisu elektronicznego. Za to, dzięki precyzyjniejszym przepisom, nie są już odrzucane przez fiskusa.
Nowoczesne przesyłanie faktur drogą internetową usprawnia pracę przedsiębiorcom. Głównie dlatego,że są o wiele bardziej praktyczne od papierowych wydruków. Dzięki nim można wiele zaoszczędzić na znaczkach pocztowych, papierze drukarskim, kopertach, jak też na samym tuszu do drukarek. Jednak zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów oraz artykułem 106 ustęp 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku VAT, warunkiem stosowania tejże metody, jest m.in. pisemne pozwolenie odbiorcy faktury na ten rodzaj przesyłania
Co więcej,dokumentację firmową w postaci elektronicznej, powinno się archiwizować na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Ważne, by były one zabezpieczone przed wirusami i innymi zagrożeniami mogącymi powodować trwałą utratą danych. Muszą również zostać chronione przed niezgodnymi z prawem zmianami i bezprawnym wglądem w dane osobowe. Ma to jednak swoją korzyść wynikającą z zagospodarowanego miejsca w firmie. Zamiast tony papierów, przechowuje się tylko nośnik danych.
Kosztowny e-podpis
Wadą elektronicznych dokumentów pozostaje wymóg zainstalowania w firmie kwalifikowanego e-podpisu i wykupienia co rok lub co dwa lata certyfikatu..
Za podpis trzeba zapłacić więc od 300 do 600 PLN. Jest to koszt zakupu czytnika, oprogramowania i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Z kolei, odnowienie certyfikatu to koszt 130 złotych rocznie.