Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Co trzeba więc przechowywać i jak długo?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty ZUS
Dokumenty ZUS-owskie podzielić należy na trzy grupy o zróżnicowanym obowiązku archiwizacji i tak:
- Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszystkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych bądź do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień do emerytury.
- Dokumenty zgłoszeniowe – czyli mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - trzeba archiwizować przez cały okres istnienia firmy, ponieważ ZUS może je sprawdzić nawet po 50 latach od ich sporządzenia.
- Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszystkie dokumenty potwierdzające wymiar należnych składek – trzeba je archiwizować przez okres 10 lat od daty przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (też te wysłane drogą elektroniczną)
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą danych osobowych, okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz w myśl art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową trzeba przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W poczet dokumentów podatkowych wlicza się księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym , a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]