Często spotykamy się z terminem „dokument”, niemniej jednak niecałkowicie zdajemy sobie sprawę z tego, co się czai za powyższym określeniem. „Dokumentem” będzie dla nas kluczowa umowa, nasz dowód osobisty czy wydrukowany list elektroniczny, którego żąda szef. Znalezienie określenia niniejszego słowa też nie jest proste – w rodzimym dokumencie prawnym nie występuje jego uniwersalna terminologia. Prawodawstwo administracyjne podpowiada nam nieco, rozróżniając dokumenty osobiste od dokumentów oficjalnych. Bardzo trudno w każdym razie ustalić właściwie, co kryje się za niniejszymi terminami. Tu z ratunkiem przybywa nam intuicja, bo to właśnie poprzez domysły jesteśmy w stanie rozróżnić rodzaj i formę danego „dokumentu”. W ten sposób dokumentami będą dla nas: kluczowe e-maile, nasze dowody tożsamości, paszporty, akty notarialne, umowy, istotne teksty, mające formę biurową, akty ukończenia szkoły, akty prawne,świadectwa pracy i in..
Wiedząc mniej więcej co to dokument, wolno pokusić się o stwierdzenie, iż większość z nich jesteśmy w stanie napisać własnoręcznie (na przykład dokumenty podnajmu lub najmu mieszkania, oficjalne e-maile). Ażeby papiery te nie odchodziły od odgórnie utartego standardu, zazwyczaj używane są szablony dokumentów. Optymalizują one zwłaszcza sporządzanie gigantycznej liczby umów oraz dokumentów cyklicznych. Wzorcem jest rutynowy schemat, coś z góry uznanego, co ułatwia w olbrzymim stopniu działanie z wielką liczbą takich samych dokumentów. Załóżmy, że osoba pracująca w księgowości, mająca do sporządzenia dwieście umów, gdyby tworzyła je osobno, nie dałaby rady skończyć tego czynić przez miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i usprawnić swoja pracę. W takim przypadku wpisuje tylko najważniejsze informacje w pierwotnie sporządzone pola edycji. Ze skontrolowaniem praca zajmie jej trzy dni.
Dla usprawnienia pracy należy również zastosować wzory umów, które są przyporządkowane do określonego zdarzenia. Popularnie trzeba scharakteryzować je jako szablony tematyczne, dotyczące rzeczywistego przedmiotu. I tak na przykład gdy chcemy wystawić umowę dzierżawy, mamy okazję skorzystać ze specjalnego szablonu – wzorca umowy dzierżawy. Takie postępowanie zmniejsza okres pracy, jaki potrzebny byłby do spisania całej umowy od początku.
Morał jest prosty – w erze oszczędności czasu pracy, trzeba ułatwiać sobie żywot, używając wszelakiego rodzaju udogodnień, jakie daje nam teraźniejsza technologia.