Delegacją są wszelakiego rodzaju zobowiązania finansowe, przysługujące pracownikowi, który słany jest w podróż służbową poza miejsce swojej pracy. Delegacje możemy podzielić na:
• Krajowe,
• Zagraniczne
Przepisy mówią także o tzw. jazdach lokalnych, które mogą być wykonywane w ramach miejscowości, w której wykonywane jest świadczenie pracy lub na obszarze stałego miejsca pracy. Mimo to taki rodzaj wyjazdów nie uprawnia zatrudnionego do dostania delegacji.
W ramach świadczeń, jakie dostać może zatrudniony z racji delegacji, przyznawane są:
• Diety – świadczenia powiązane z większymi potrzebami podczas podróży służbowej,
• Zwrot kosztów – wyżywienia, zakwaterowania, przejazdu
W najkorzystniejszej pozycji znajduje się pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Wszelkie kwestie związane z delegacją, regulowane są w tym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie mogą być niższe, niż uwzględnione w ustawie. Mogą być za to większe.
Niestety nie dzieje się tak w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o dzieło bądź zlecenie. Sprawy związane z podróżami służbowymi nie ustalają przepisy prawa pracy, a wyłącznie umowa lub aneks do umowy sporządzanej z pracodawcą. Stąd też wysokość świadczeń może być niższa, niż przewidywana przez kodeks pracy. Tacy zatrudnieni, zwłaszcza - często podróżujący swoimi autami, mogą również rozliczać się z pracodawcą na zasadzie ryczałtu, w którym wysokość świadczeń za wyjazdy jest taka sama, niezależna od wyjeżdżonych kilometrów.
Podłożem do uznania wyjazdu jako delegacji, będzie w powyższych sytuacjach uszczegółowienie miejsca pracy pracownika. Wszelkie wyjazdy poza wyżej wymienione miejsce, uwzględnione powinny być jako podróże służbowe.
Od niniejszej zasady, są dwa wyjątki. Pierwszy – gdy osobą, udającą się w delegację, jest właściciel firmy, prowadzący działalność. W niniejszym przypadku nie posiada on nad sobą osoby, która mogłaby regulować oraz koordynować zagadnienia związane z wyjazdem. Stąd też, wszelkie wyjazdy służbowe wliczane są w koszt prowadzenia firmy.
Drugim odstępstwem od reguły natomiast jest sytuacja, w której do czynienia mamy z pracą kierowcy lub przedstawiciela handlowego, których praca z założenia bazuje na częstych podróżach za siedzibę firmy. W takich sytuacjach zatrudniający posiadają możliwość ujęcia w umowie miejsca pracy bardzo szeroko np. „cała Polska”, „Unia Europejska” lub nazwa województwa. Ten typ zapisu uwalnia ich tym samym z obowiązku wypłacania na rzecz zatrudnionego kolejnych korzyści materialnych związanych z podróżami.