Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczenie należności dla zatrudnionych wraz ze wszystkimi uiszczonymi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracobiorcę, jak i przez pracodawcę. Poprawna lista płac upraszcza poprawne wypełnienie deklaracji do ZUS lub urzędu skarbowego.
Do sporządzenia listy płac potrzebne nam będą inne dokumenty takie jak: umowa o pracę, rejestr czasu pracy, informacja o przydzielonych składnikach dodatkowych. Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać następuje elementy:
- nazwę firmy zatrudniającej pracownika,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę pensji - ma on znaczący wpływ na określenie poprawnej daty rozliczenia składek ZUS a także podatku,
- datę przygotowania listy płac,
- znaczenie lub nazwę listy płac (może to być numer np. lista płac nr 5/2011 albo opis słowny np. lista płac Administracja maj 2011 r.), podpisy osób przygotowujących listę płac, wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń najlepiej aby na liście płac widniały wszystkie składniki wypłat a nie tylko podana suma brutto
- pracownik winien na liście płac prócz podpisu zamieścić również datę wypłaty wynagrodzenia gdy pobiera je osobiście. Pracodawca ma możliwość w taki sposób ochronić się przed możliwymi konfliktami, które dotyczą przestrzegania terminu wypłat pensji.
Do rozliczania umów cywilnoprawnych nie stosuje się listy płac. Umowy te winny być rozliczane na odrębnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w chwili kontroli, PIP ma prawo nie przyjąć rozliczenia umów cywilnoprawnych na jednej liście z honorariami ze stosunku pracy.