Harmonogram czasu pracy ma za zadanie określenie czasu pracy pracownika. Kiedy rozkład czasu pracy ujęty został w statucie a pracownicy nie mają wątpliwości co do dnia i czasu wykonywania pracy, nie jest potrzebne tworzenie rozkładu. Zaś w przypadku, kiedy zorganizowanie pracy nie ma postaci stałej jest on niezastąpiony. Błędne definiowanie harmonogramu czasu pracy oznacza naruszenie przepisów dotyczących czasu pracy i jest przewinieniem podpadającym karze pieniężnej.
Częsta błędy popełniane w planie trybu pracy:
• brak rozkładu trybu pracy,
• brak szczegółowej informacji o pracy w niedzielę i święta
Rozkład trybu pracy zatrudnionego, wykonującego pracę w dni ustawowo wolne od pracy, koniecznie zawierać musi informację, który z dni wolnych od pracy jest dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za wykonanie pracy w dzień ustawowo wolnym od pracy. Odmiennie bowiem rekompensuje się pracę w niedziele, święta i dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• nieprawidłowe ustalenie ilości dni pracy w tygodniu
Fundamentalną zasadą trybu pracy pracownika jest zasada statystycznie 5-dniowego tygodnia pracy. Równa się to z tym, że ilość dni w konkretnych tygodniach może być zróżnicowana. Należy pamiętać mimo wszystko, aby w ogólnym rozliczeniu za okres rozliczeniowy średnia ilość dni pracy nie przekraczała 5.
Uszczegóławiając rozkład trybu pracy mieć na uwadze trzeba zachowanie 35-godzinnego, niezmąconego odpoczynku tygodniowego.
• brak planu pracy na cały okres rozliczeniowy
Czas rozliczeniowy jest okresem, w ramach którego pracodawca robi rozliczenie czasu pracy zatrudnionych. Nie możliwe jest, zwłaszcza w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, planowanie rozkładu pracy na konkretne jego fragmenty. Ułatwiłoby to pracodawcy ominięcie zapisów o trybie pracy a w rezultacie na przykład pominięcie przymusu wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.
• błędne ustalenie ilości godzin pracy w konkretnych miesiącach
Ilość godzin pracy w konkretnych miesiącach może się minimalnie odbiegać od założeń. Ważne jest, aby ogólny zakres trybu pracy w okresie rozliczeniowym się zgadzał.
• niezachowanie przynajmniej 35-godzinnego niezmąconego wypoczynku
Od niniejszej normy istnieje mimo wszystko odstępstwo w sytuacji, kiedy czas rozliczeniowy zakończy się w środku tygodnia pracy. Wypoczynek, o jakim mowa, musi być przydzielony w każdym tygodniu pracy, czyli siedem kolejnych dni, zaczynając od początku okresu rozliczeniowego. Jeżeli więc czas rozliczeniowy kończy się zanim minie 7 dni, to nie będziemy mieli w niniejszej sytuacji do czynienia z całym tygodniem pracy tak więc odpoczynek pracownikowi nie przysługuje.
• nieprawidłowe zmiany planu pracy
Modyfikacja harmonogramu trybu pracy możliwa jest wyłącznie w pojedynczych przypadkach. Są nimi nieoczekiwane przypadki, tj. zagwarantowanie osoby zastępującej w przypadku choroby albo urlopu na prośbę innego pracownika.
Modyfikacje nie są możliwe, kiedy ich celem jest ograniczenie pracy nadliczbowej, w tym przypadku jest to próba pominięcia przepisów o trybie pracy.