Każdy pracodawca jest zmuszony do prowadzenia akt osobowych pracownika. Wynika to z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach i rentach. Brak lub nierzetelne prowadzenie akt podlega odpowiedzialności karnej.
Informacje w jaki sposób prowadzić i gromadzić akta pracownika określają przepisy. Wyróżniamy trzy grupy dokumentów A, B i C. A - Dokumenty związane z staraniem się o pracę
Możemy wśród nich wyróżnić:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący informacje następującej terści: : dane osobowe i kontaktowe, dodatkowe uprawnienia i umiejętności, ukończone kursy i szkolenia, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym |wypełniony kwestionariusz osobowy z informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi kontaktowymi, informacjami o wykształceniu, danymi osobowymi, ukończonymi kursami i szkoleniami, opisanym doświadczeniem zawodowym
- świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy lub inne dokumenty mówiące o okresie jego zatrudnienia
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy
- świadectwa ukończenia szkół i uczelni
- pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku
B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
- adnotacja o zapoznaniu się z omawianymi przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o ukończonych kursach bhp;
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile taka sytuacja zaistniała);
- dokumenty związane z podwyższaniem umiejętności zawodowych;
- deklaracje o wypowiedzeniu osobie zatrudnionej warunków umowy o pracę lub modyfikacji tych warunków w innym trybie;
- zaświadczenia z Medycyny Pracy otrzymane po poddaniu się okresowym i kontrolnym badaniom;
- ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
C - Wypowiedzenie pracy W tym miejscu należy przechowywać wszystkie papiery dotyczące rozwiązania stosunku pracy, tj. :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę,
- odpis przekazanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie podjęcia działań w związku z zajęciem zapłaty za wykonywaną pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne zaświadczenia związane z ustaniem stosunku pracy, w tym np. dotyczące wniosku o wydanie świadectwa pracy oraz dokumentów dotyczących nie wypłacenia osobie zatrudnionej równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
- podpisaną deklarację o zakazie konkurencji w momencie rozwiązania stosunku pracy, wówczas gdy strony zawarły taką umowę,
- orzeczenia z Medycyny Pracy uzyskane po okresowych i kontrolnych badaniach po ustaniu stosunku pracy.
Sposób przechowywania Dokumentacja pracownicza winna być przechowywana w oryginalnej postaci w siedzibie zarządu albo w placówce firmy. Warto dopilnować by były ułożone chronologicznie i ponumerowane tak, by łatwo i szybko można było je odnaleźć. Oprócz tego jesteśmy zmuszeni chronić je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty pracownika, w tym dotyczące czasu zatrudnienia i honoraria za wykonywaną pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Jeżeli przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane, to obowiązki w przechowaniu jest wstanie przejąć wyspecjalizowane archiwum .