Jednym z najbardziej kluczowych powinności pracodawcy, powstającym z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest tworzenie dokumentów, powiązanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Oznacza to, iż każdy pracodawca, pomijając specyfikację prawną zarządzanej działalności gospodarczej oraz liczby zatrudnionych osób, otwiera oraz nadzoruje, oddzielnie dla każdego zatrudnionego, akta osobowe.
Szczegółowe reguły prowadzenia dokumentacji pracowniczej opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie obszaru prowadzenia dokumentacji w sytuacjach związanych ze stosunkiem pracy i sposobu koordynowanie akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Zatrudniający tworzy oraz nadzoruje odrębnie dla każdego zatrudnionego dokumenty osobowe, składające się z trzech części:
• A – akta stworzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
• B – gromadzi dokumenty tyczące się powstania stosunku pracy oraz historii zatrudnienia
• C – skupia akta związane z ustaniem pracy danej osoby
Część A - dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, jest to tzw. katalog danych osobowych.
Akta, których pracodawca może wymagać od osoby starającej się o pracę, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z daty 28.05.96r. w kwestii obszaru nadzorowania dokumentacji w sprawach powiązanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu nadzorowania kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• zaświadczenie medyczne zaświadczające o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na konkretnym miejscu pracy,
• akty zaświadczające o umiejętnościach zawodowych, wymagane do wykonywania danej pracy,
• uzupełniony kwestionariusz osobowy dla osoby starającej się o pracę,
• świadectwa pracy z byłych miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odmiennych przepisów.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie ma możliwość ponadto przedłożyć ze swojej inicjatywy inne akta, jak akty i dyplomy potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe, zaświadczenia z różnych urzędów, książeczkę wojskową itp.
Nie wolno zapominać, że pracodawca przechowuje w dokumentach osobowych zatrudnionego jedynie duplikaty albo odpisy składanych dokumentów. Pierwowzorów należy chcieć jedynie do przejrzenia albo w celu przygotowania duplikatu albo odpisu.
Część B – akty tyczące się stworzenia stosunku pracy.
Po zakończeniu trybu przyjęć, zatrudniający ma możliwość chcieć, od osoby już zatrudnionej, podania, oprócz danych, które uzyskał podczas starania się o pracę, także dodatkowych danych. Podstawą jest art. 221 § 2 KP. Podstawowym dokumentem, jaki przygotowuje zatrudniający, kiedy zaweźmie decyzję o przyjęciu pracownika jest umowa o pracę. Jeżeli dodatkowo określił pracownikowi obszar jego obowiązków, to należy go także przechowywać w tej części kartotek osobowych. W tym miejscu muszą się także pojawić:
• PIT-2,
• deklaracja pracownika – rodzica o konieczności lub braku konieczności korzystania z praw rodzicielskich, uprawnieniach pracownika , pod którego troską znajduje się dziecko do lat czterech, uprawnieniach pracownika zajmującego się dzieckiem do lat czternastu,
• ankietę osobową dla pracownika,
• potwierdzenie tyczące się podniesionych kwot uzyskania dochodów,
• potwierdzenie pracownika z życzeniem przelewania pieniędzy na konto bankowe,
• pisemne potwierdzenie zaznajomienia się pracownika z treścią regulaminu pracy, obszarem danych objętych tajemnicą służbową, istotą przepisów i zasad BHP, informacją pracowniczą,
• świadectwo skończenia wymaganego przeszkolenia BHP,
• umowa o niemożliwości pracy u konkurencji, o ile została wzięta pod uwagę,
• informacja tycząca się jednakowego traktowania,
• oświadczenie medyczne powiązane z kontrolą okresową i weryfikacyjnymi,
• akty powiązane powierzeniem dobra pracownikowi, podnoszeniem umiejętności zawodowych, nagrodami-karami dyscyplinarnymi, obniżonym formatem trybu pracy lub jednostkowym rozłożeniem trybu pracy.
Mogą tu także znaleźć się dokumenty tyczące się udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego lub bezpłatnego.
Tak jak w poprzedniej części akt osobowych – tak też tutaj – zgromadzone dokumenty muszą być ułożone chronologicznie i ponumerowane.
Część C – akty związane z zakończeniem stosunku pracy, tj.:
• deklarację o wypowiedzeniu lub unieważnieniu umowy o pracę za zgodą obu stron,
• duplikat wydanego oświadczenia pracy,
• druk wypisania z ubezpieczeń ZWUA.